Какво е оптимизация на печата и как се управлява?

 

Подобренията в производителността и възможностите за спестяване на разходи за печат са много важни и вълнуват, както производителите на копирна техника, така и потребителите. Тяхното развитие зависи много от промените в бизнес средата, внедряването на софтуер и процесите за оптимизиране на печат. Различните техники, използвани в момента за управление на съществуващата среда, са само началото с очакваните в бъдеще промени.

Сами по себе си проучванията показват, че добре управляваната услуга за печат може да спести между 10% и 30% от разходите. И обратното, прилагайки препоръки от плана за оптимизация на печата, бизнесът може да спести допълнително от 20% до 30% от разходите. По този начин общото намаляване на разходите може да достигне до значителните 50%.

Оптимизацията на печата се основава на най-добрите практики в печатарската индустрия, използвайки комбинация от печат и ИТ решения, съобразени с принципите за управление на проекти. Управлението на оптимизацията на печата се основава на принципите на екологична устойчивост, удобни за потребителя интерфейси, бърза възвръщаемост на инвестициите (ROI) и корпоративните решения. Процесът заема проактивен подход в услугите за мониторинг, осигурявайки непрекъснато усъвършенстване и автоматизация на бизнес и печатните процеси. Основната идея на софтуера за управление и оптимизация на печата е да създава документи с променливи данни много по-бързо, отколкото дадената компания не използва технологията за оптимизация.

Как могат да бъдат оптимизирани разходите за печат и свързаните с тях разходи?

 

Днес може да е трудно да се намери решение за управление на печата, което намалява разходите за печат, като същевременно подобрява производителността с минимални начални инвестиции, но това не спира производителите и потребителите да търсят решения. Един от начините е да се направи равносметка на всички печатащи и копирни устройства.

Една компания трябва да знае какви са разходите за печат на всяко изображение, тъй като те са свързани с всяко конкретно устройство. Принтерите имат оптимален обхват на използване, който е в броя копия, които производителят препоръчва за всеки работен цикъл. Разходите могат да бъдат оптимизирани, ако принтерът работи в рамките на препоръчания работен цикъл.

Друг начин за оптимизиране на процеса на печат е позиционирането на устройствата на правилните места. След като най-ефективните от гледна точка на разходите устройства са разположени близо до зоната с голям обем, бизнесът вероятно ще спести от разходи. Адекватният софтуер за оптимизация на печата използва генерирани отчети, които дават недвусмислена помощ при информиране на недостатъчно използвани и прекалено използвани устройства.

Прилагането на такива предложения гарантира, че устройствата са на правилните места, като същевременно се отпечатва оптималният брой страници на най-ниска цена. Някои проблеми също могат да станат видими при подобни анализи. Една компания може да забележи проблеми като неконтролируем цветен печат или излишък от принтери. Печатът има няколко други предизвикателства, които могат да бъдат отстранени само с инсталирано приложение за оптимизиране на печат.

Често подценяван източник на спестяване на разходите за печат е внедряването на процеси и софтуер, които намаляват консумацията на тонер и мастило в принтера.

Как софтуерът за оптимизация на печат може да помогне в процеса?

 

Софтуерът за оптимизация на печата дава възможност да се сърфирате в множество сайтове, докато обединявате вашата среда за печат и да оптимизирате общия трафик. Такъв софтуер може да се интегрира добре с технологиите за съхранение на WAN (широкообхватна мрежа). Процесът на изтегляне на драйвери за принтер обикновено отнема излишната честотна лента за работните станции. Софтуерът може да предотврати процеса на изтегляне на WAN на различни устройства, като съхранява драйверите локално. В резултат на това скоростта на изтегляне се подобрява и ефективността също.